Estrategia Digital · Gestión Documental

¿Cuánto tiempo pierde tu equipo buscando documentos? Más del que crees.

En la era digital, un documento mal gestionado no solo se pierde: puede costar una sanción, retrasar un cobro o dañar una relación con un cliente. La gestión documental no es un problema de orden: es un problema de eficiencia y riesgo empresarial.

El problema

5 razones por las que tu empresa necesita una gestión documental seria

El tiempo es el activo más caro

Estudios del sector estiman que los trabajadores del conocimiento pasan entre el 15% y el 20% de su jornada buscando documentos. En una empresa de 20 personas, eso son 4 personas dedicadas solo a buscar archivos.

Riesgo legal y de cumplimiento

El RGPD, la Ley de Protección de Datos y las normativas sectoriales exigen controlar quién accede a qué documentos. Un archivo compartido sin control puede derivar en sanciones millonarias o pérdida de certificaciones.

Versiones duplicadas y errores

Sin una única fuente de verdad, el equipo trabaja con versiones distintas del mismo documento. Un presupuesto enviado con datos obsoletos, un contrato firmado sobre una versión no final: los errores documentales tienen consecuencias reales.

El trabajo en remoto lo exige

Con equipos distribuidos o en teletrabajo, el documento en el disco duro del ordenador de alguien se convierte en un cuello de botella. La gestión documental centralizada en la nube es la base del trabajo moderno.

Los clientes y proveedores lo esperan

Firma electrónica, portales de documentación, intercambio automático de facturas: la digitalización documental ya no es un diferencial, es lo que tus clientes y proveedores dan por supuesto. Si tu empresa no está a la altura, la relación comercial se resiente.

Nuestras soluciones

Un ecosistema documental completo, integrado con todo lo que ya usas

El documento donde nace el proceso

El módulo de gestión documental de Odoo permite adjuntar documentos directamente al registro que los genera: un pedido de compra, una ficha de cliente, un proyecto, una orden de fabricación. El documento y el proceso van de la mano, sin carpetas separadas que se desvinculan con el tiempo.

  • Documentos vinculados a cada registro del ERP (pedidos, facturas, proyectos)
  • Búsqueda de texto completo dentro de los documentos
  • Control de versiones automático
  • Permisos por documento, carpeta y tipo de usuario
  • Vista previa sin necesidad de descargar

Conectores con tu ecosistema

Google Drive y Microsoft 365: los usas, los integramos

Si tu equipo ya trabaja con Google Docs, Google Drive, OneDrive o SharePoint, no necesitas cambiar de herramienta. Integramos Odoo con tu ecosistema documental existente para que los documentos fluyan entre el ERP y las herramientas colaborativas sin duplicidades.

Google Workspace

Sincronización bidireccional con Google Drive. Abre y edita docs desde Odoo. Los cambios se sincronizan automáticamente.

Microsoft 365 / OneDrive

Conectamos Odoo con SharePoint y OneDrive. Los documentos del ERP se guardan en tu estructura de Microsoft.

Repositorio Odoo nativo

Si prefieres centralizarlo todo en Odoo, su módulo de documentos ofrece funcionalidad de DMS completa.

Automatización documental

Reglas inteligentes que trabajan mientras tu equipo descansa

La gestión documental real va más allá de almacenar archivos: incluye automatizar cómo se crean, organizan, comparten y notifican.

Creación automática de carpetas

Al crear un pedido, un proyecto o un cliente nuevo, el sistema genera automáticamente la estructura de carpetas correspondiente con los permisos correctos.

Notificaciones automáticas

Cuando un documento llega, cambia de estado o está próximo a caducar, el sistema notifica a las personas responsables. Sin que nadie tenga que acordarse.

Compartir con reglas de acceso

Define quién puede ver, editar o descargar cada tipo de documento. Las reglas se aplican automáticamente según el perfil del usuario, el cliente o el proyecto.

¡Primer paso!

¿Por dónde empezar?
Por conocerte.

Ofrecemos un diagnóstico gratuito de 30 minutos en el que analizamos tus procesos actuales y te decimos, sin compromiso, qué herramientas encajan con tu empresa y cuánto te puede costar quedarte como estás.

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